L' a'urba, agence urbanisme de Bordeaux, dresse le bilan de ses 3 ans d'utilisation du logiciel ASAP'gap.


aurba


Contrairement au métier du bâtiment, l’urbanisme requiert une gestion des compétences humaines très poussée. Une collaboration permanente a été nécessaire pour comprendre ce contexte, analyser les besoins et trouver les solutions les plus adaptées. Pour répondre aux attentes de la structure, il a donc fallu apporter de nombreuses adaptations au logiciel standard, comme par exemple l’élaboration d’une fiche projet sur mesure, la mise en place d’outils d’aide à la planification, la gestion de collaborateurs multi-compétences ou encore la mise en place de tableau de bord d’évaluation du plan de charge.

Après environ un an d’analyse, le logiciel ASAP’gap a été déployé en septembre 2013 et compte aujourd’hui 82 utilisateurs. Il assiste les urbanistes de l’agence d’urbanisme Bordeaux métropole Aquitaine en termes de construction du programme de travail partenarial, d’évaluation de charge des collaborateurs et de planification. 3 ans après le déploiement de l'application, Stéphane DUPHIL, directeur administratif et financier, dresse un rapide bilan :

"En 2011, le constat est fait qu’il est impossible de monter un programme et le plan de charge qui en découle sans s’appuyer sur un véritable outil de planification et de gestion de projet. Nous étions aussi incapables de mesurer précisément nos capacités de production par métier. Ce qui nous amenait à nous engager sur des projets sans avoir la réelle capacité de les conduire !
Nous disposons aujourd’hui d’une vraie capacité d’anticipation et les tableaux de bord et d’analyse nous permettent de mettre en place des mesures correctives.

  • Le collaborateur dispose du plan de charge et peut s’organiser et alerter de difficultés prévisibles ;
  • Le chef de projet dispose de tableaux de bord lui permettant de piloter et d’adapter ses demandes de ressources, recaler les ambitions du projet ou différer les calendriers ;
  • Le directeur d’équipe, en charge de l’affectation des collaborateurs aux projets, connait précisément l’emploi du temps de l’ensemble de son équipe et peut ainsi plus facilement répondre aux demandes
  • de sollicitations des différents chefs de projet ou de ses collaborateurs (congés, formation…) ;
  • La direction générale dispose d’outil d’analyse à l’échelle du programme."