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Prospection, devis et contrats

  • Saisie détaillée des devis par poste de main d’œuvre, fourniture et sous-traitance
  • Saisie et suivi des devis facilités s’appuyant sur des bordereaux de prix ou sur une base article interne
  • Import Excel de trame de devis ou bordereaux, réponse aux appels d’offre
  • Regroupement par chapitres et lots
  • Gestion des versions de devis
  • Workflow de validation par les responsables
  • Etats de synthèse de suivi des devis, commandes et de la facturation
  • Gestion des contrats (élaboration rapide suivant des modèles de contrats types, suivi administratif, commercial et technique)
  • Revalorisation des contrats suivant des indices de révision
  • Facturation suivant l’échéancier de facturation des contrats
  • Etat de synthèse de suivi des contrats

Facturation client et situations

  • Tableau de prévision de facturation mensuelle
  • Facturation directe ou suivant un échéancier de facturation
  • Gestion des factures d’acompte et des situations d’avancement de travaux
  • Déduction des retenues de garantie
  • Etat de synthèse de suivi de la facturation par affaire
  • Interface avec la comptabilité

Gestion des achats et stocks

  • Gestion des achats (fournitures, intérim., location, …) et de la sous-traitance
  • Demandes d’achats, commandes fournisseurs, réceptions, factures fournisseurs
  • Workflow de validation par les responsables
  • Workflow de BAP et suivi des règlements
  • Interfaces avec la comptabilité
  • Gestion des stocks
  • Statistiques achats par fournisseur et/ou par produit
  • Etat de suivi des engagements par affaire

Gestion des ressources et compétences

  • Base des collaborateurs internes et externes
  • Gestion de la base R.H. (données contractuelles et personnelles, suivi des salaires, charges et primes, habilitations techniques, E.P.I., D.I.F.)
  • Gestion des moyens communs (matériels, véhicules, téléphones, outillages…)
  • Gestion des compétences
  • Calcul des coûts moyens par catégorie ou par collaborateur
  • Gestion des disponibilités par compétence

Gestion des documents et demandes clients

  • Gestion des dossiers d’affaires : suivi documentaire et traçabilité des évènements
  • Gestion des demandes clients par affaire : incidents, demandes d’intervention

Note de Frais

  • Saisie des notes de frais
  • Workflow de validation hiérarchique
  • Tableau de bord
  • Transfert des données vers le Système d’Information comptabilité et RH sans ressaisie
  • Gestions des acomptes et des paiements des notes de frais par collaborateurs
  • Gestion des règles de TVA et des indemnités kilométrique

Gestion d’affaires et budgets

  • Portefeuille de commandes clients et synthèse des affaires (marché, budget, engagements, réalisation et reste à réaliser)
  • Suivi détaillé par tâche et par nature de dépense : main d’œuvre, fournitures, sous-traitance, intérim., matériel et frais divers
  • Construction budgétaire suivant ces différents postes et suivi de l’avancement et du reste à réaliser en temps réel

Encaissements clients et suivi du recouvrement

  • Saisie des encaissements clients et interface comptable
  • Suivi des encaissements par affaire
  • Relances clients et suivi du recouvrement

Gestion des projets et planification

  • Gestion du planning par collaborateur (agenda) et par projet ou affaire
  • Plan de charge global par semaine ou mois avec taux d’occupation
  • Planification depuis la fiche projet en fonction des disponibilités par compétence

Tableaux de bord

  • Tableaux de synthèse et de suivi des projets et affaires
  • Tableaux de suivi de l’avancement, calcul d’encours et alertes sur les dépassements en fonction des objectifs par agence
  • Suivi des différents indicateurs : marge brute, marge nette, coefficient de vente, restes dus clients, encours…
  • Trésorerie par affaire : prévisions d’encaissements et de décaissements par affaire et par agence

Interfaces bureautiques

  • Export vers les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PDF, …)
  • Synchronisation des agendas avec Outlook, Google Agenda et Lotus notes
  • Imports de tableaux Excel (bases articles, référentiel, devis pour appels d’offres)

Interfaces avec le S.I

  • Interfaces d’export des factures clients, factures fournisseurs et notes de frais
  • Interfaces d’import ou d’export des encaissements clients et règlements fournisseurs et NDF
  • Interfaces d’import ou d’export des pointages main d’œuvre vers la paie
  • Interfaces d’export des agendas et planning

Dématérialisation Chorus

  • Réception et intégration de vos sources de factures clients depuis
    o Logiciels de bureautique (txt, doc, xls)
    o Logiciels de gestions
    o Base de données
  • Mise aux normes Chorus et transmissions des données
  • Suivi depuis l’envoi jusqu’au règlement

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