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Changer de logiciel de gestion peut s’avérer nécessaire, car au fil du temps, les usages et les attentes internes évoluent, tout comme votre société. Aujourd’hui, productivité et expérience utilisateur sont fortement liées et il se peut que votre ERP, véritable clef de voute de votre système d’information (SI), ne soit plus en adéquation avec ces éléments.
Choisir de changer de logiciel de gestion aura un fort impact au sein de votre société, c’est pourquoi il est nécessaire de bien préparer ce projet. Pour vous y aider, nous avons ciblé 4 enjeux du changement d’ERP sur lesquels se concentrer pour l’effectuer sereinement.
Réaliser un audit des schémas métiers internes
Un changement de logiciel de gestion est une mutation significative dans le fonctionnement d’une société. C’est aussi l’opportunité rêvée pour améliorer les schémas existants. Dégagez le temps nécessaire pour tous les lister.
Grâce à cette vision globale, vous pourrez déterminer les processus à harmoniser, ceux qui devront être transformés, ou supprimer ceux devenus obsolètes ou inutiles. Cet audit vous permettra aussi d’en ajouter de nouveaux si besoin, pour correspondre aux besoins et faciliter les échanges.
Accompagner l’utilisateur final au changement
L’idéal est d’impliquer les utilisateurs finaux, même si c’est dans une moindre mesure. Recenser leurs besoins, écouter leurs doléances sur le logiciel de gestion initial. Un changement d’ERP est souvent vu comme contraignant et découlant d’une décision hiérarchique plus que d’une réalité du terrain.
Ces réticences risquent par la suite de mettre en péril la bonne réussite du projet. Or les utilisateurs finaux sont généralement bien plus ouverts au changement, s’ils se sentent impliqués dans le projet et qu’il s’agit de faire un retour de leur expérience pour améliorer l’existant. N’hésitez pas, consultez-les !
Attribuer les moyens humains suffisants
Débloquer des moyens humains sera bénéfique au bon déroulement du projet. Il ne faudrait effectivement pas sous-estimer la charge de travail que peut représenter un tel chantier.
S’il n’y a pas un niveau de ressources suffisant, le changement d’ERP n’arrivera pas, ou difficilement à son terme. A l’inverse, l’attribution de moyens humains permettra aux personnes responsabilisées de s’impliquer et de se consacrer pleinement à cette tâche. La bonne conduite et la réussite du projet seront ainsi facilitées !
Définir une équipe projet
Les membres de l’équipe projet seront de véritables moteurs du changement d’ERP. Il faut des personnes motivées par le projet, possédant du recul sur l’entreprise et sur les processus de travail et d’échanges mis en place.
Il faudra également penser à bien définir les rôles de chacun au sein de l’équipe. De sorte à répartir la charge de travail en fonction des expertises. Mais aussi pour permettre aux responsables de recadrer les débats et prendre une décision significative lorsqu’un sujet est ouvert à la discussion.
La réussite d’un changement d’ERP réside grandement dans sa préparation. La phase d’audit doit se concentrer sur l’aspect technique du projet, et englober les process métiers de l’entreprise. Ceci permet d’anticiper ou de résoudre d’éventuels disfonctionnements. Enfin l’implication des équipes pour faciliter le changement est un autre facteur clef de réussite. Des appuis terrain et une équipe projet investie dynamiseront ce chantier d’envergure qu’est le changement de logiciel de gestion !